«Ένα άτομο μπορεί να χρησιμοποιεί πολλά σημεία χώρου ταυτόχρονα», λέει ο Sam Lavers, Συνεργάτης, Principal Growth and Alliances της JLL. «Μπορεί να χρησιμοποιούν μια αίθουσα συσκέψεων, να αφήσουν τα υπάρχοντά τους σε ένα γραφείο, να έχουν μια συνάντηση με έναν συνάδελφό τους σε ένα κοινόχρηστο χώρο».
Ο χρόνος που καταλαμβάνονται μεμονωμένες θέσεις ή χώροι - το λεγόμενο ποσοστό χρησιμοποίησης - παραμένει κατά μέσο όρο 25% χαμηλότερο παγκοσμίως από τον στόχο του 75%, σύμφωνα με την έκθεση συγκριτικής αξιολόγησης πληρότητας της JLL.
Ωστόσο, η ζήτηση για λιγότερο παραδοσιακούς χώρους γραφείων, όπως οι ήσυχοι χώροι εργασίας και η αυξημένη χρήση χώρων συνεργασίας, καθιστά ολοένα και πιο δύσκολη τη συνολική διαχείριση του χώρου.
Εάν μία εταιρεία μπορεί να κατανοήσει καλύτερα τους τύπους χώρων που χρησιμοποιούνται – οι οποίοι με τη σειρά τους αναδεικνύουν τα διαφορετικά στυλ εργασίας και τις προτιμήσεις των εργαζομένων – μπορούν να επικεντρωθούν στη δημιουργία ενός γραφείου που ταιριάζει στις ανάγκες των ανθρώπων τους.
Για να διασφαλίσουν ότι τα γραφεία επανασχεδιάζονται για να ταιριάζουν σε νέους, πιο ευέλικτους τρόπους εργασίας, οι εταιρείες αρχίζουν να χρησιμοποιούν προηγμένες τεχνολογίες αισθητήρων όπως το VergeSense, το οποίο μπορεί να διακρίνει ανθρώπους, και αντικείμενα και πλατφόρμες AI που βοηθούν στον εντοπισμό λιγότερο προφανών ροών εργασίας για τη δημιουργία μοντέλων που προβλέπουν τι πρέπει να αλλάξει.
Και, ενώ η τεχνολογία είναι το κλειδί, τα δεδομένα παρέχουν μόνο τη μισή εικόνα. Υπάρχουν ποιοτικοί παράγοντες, όπως η εμπειρία των εργαζομένων, η ικανοποίηση και οι ατομικές εργασιακές συνήθειες, οι οποίοι οφείλουν επίσης να ληφθούν υπόψη.
Οι αίθουσες συσκέψεων παραμένουν περιζήτητες. Από τη διαθεσιμότητα μέχρι το μέγεθος και την τεχνολογία, το προσφερόμενο προϊόν δεν καλύπτει τις ανάγκες της αγοράς. Σύμφωνα με στοιχεία της JLL, υπάρχει ασυμμετρία μεταξύ των χώρων που διατίθενται και των αναγκών των εργαζομένων. Μεμονωμένα κουβούκλια εργασίας ή μικρότερες αίθουσες για δύο έως τέσσερα άτομα, έχουν μεγάλη ζήτηση για υβριδικές συναντήσεις.
Αυτό οδηγεί σε έλλειψη διαθεσιμότητας, που με τη σειρά του οδηγεί σε ανθρώπους που δεν εμφανίζονται καν. Μια λύση είναι η ενσωμάτωση δεδομένων από αισθητήρες χώρου εργασίας με λογισμικό κρατήσεων, ώστε τα δωμάτια που παραμένουν άδεια τα πρώτα λεπτά μιας συνάντησης να μπορούν να απελευθερωθούν. Αυτό μπορεί να αυξήσει τη διαθεσιμότητα κατά περισσότερο από 30%.
Καθώς η τεχνολογία συνεχίζει να παρέχει νέες γνώσεις σχετικά με πιο δυναμική συμπεριφορά στους γραφειακούς χώρους, οι εταιρείες αρχίζουν να αντιμετωπίζουν καλύτερα τις μελλοντικές απαιτήσεις τους για χώρο.
