Το ΤΕΕ ορίζεται και ως πάροχος των ηλεκτρονικών υπηρεσιών προς το ΥΠΕΝ, τους μηχανικούς και τους πολίτες. Η δομή του συστήματος υποστηρίζει διαβαθμισμένη πρόσβαση με την απόδοση διαφορετικών δικαιωμάτων στις αντίστοιχες κατηγορίες χρηστών. Συγκεκριμένα:
α) Απλοί Χρήστες με πρόσβαση αποκλειστικά και μόνο στον ελεύθερα προσβάσιμο χώρο του πληροφοριακού συστήματος που είναι φυσικά και νομικά πρόσωπα, Η πρόσβαση τους στο σύστημα πραγματοποιείται χωρίς να απαιτούνται ειδικές διαδικασίες, ταυτοποίησης και αναγνώρισής τους.
β) Πιστοποιημένοι χρήστες η πρόσβαση των οποίων στο σύστημα πραγματοποιείται κατόπιν ειδικής διαδικασίας εγγραφής, ταυτοποίησης και αναγνώρισής τους και ανάλογα με τα δικαιώματα πρόσβασης που έχουν αιτηθεί και τους έχουν δοθεί από τον πάροχο του συστήματος, στο πλαίσιο των κανόνων ασφαλείας του πληροφοριακού συστήματος οπως
α) οι εξουσιοδοτημένοι μηχανικοί,
β) οι αρμόδιες δημόσιες αρχές που χρησιμοποιούν το πληροφοριακό σύστημα στο πλαίσιο των καθηκόντων τους και οι εμπλεκόμενοι με τις σχετικές διαδικασίες υπάλληλοι των φορέων αυτών.
Η δήλωση γίνεται ανά κτίριο ή ανά διηρεµένη ιδιοκτησία.
Ο εξουσιοδοτηµένος µηχανικός, ο οποίος συµπληρώνει τα στοιχεία της Ηλεκτρονικής Ταυτότητας του Κτιρίου ή της διηρηµένης ιδιοκτησίας, ορίζεται από τον ιδιοκτήτη για κάθε κτίριο ή διηρηµένη ιδιοκτησία. Αν έχουν συσταθεί οριζόντιες ή κάθετες ιδιοκτησίες, ο εξουσιοδοτηµένος µηχανικός για το σύνολο του κτιρίου µπορεί να ορίζεται ύστερα από απόφαση της πλειοψηφίας των κοινωνών, σύµφωνα µε τα οριζόµενα στον κανονισµό της οροφοκτησίας, άλλως µε απλή πλειοψηφία.
Το αρµόδιο τοπικό παρατηρητήριο µπορεί να προβαίνει σε έλεγχο των στοιχείων της Ηλεκτρονικής Ταυτότητας που έχουν υποβληθεί, αντιπαραβάλλοντας αυτά µε τα στοιχεία που υποβλήθηκαν κατά την έκδοση της οικοδοµικής άδειας, καθώς και µε τα στοιχεία του πορίσµατος των Ελεγκτών Δόµησης.
Ύστερα από την υποβολή της Ηλεκτρονικής Ταυτότητας Κτιρίου, η ενηµέρωση της Ταυτότητας Κτιρίου πραγµατοποιείται υποχρεωτικά ύστερα από την εκτέλεση οποιασδήποτε εργασίας στο κτίριο ή στη διηρηµένη ιδιοκτησία του, για την οποία απαιτείται οικοδοµική άδεια ή έγκριση εργασιών µικρής κλίµακας από δηµόσια αρχή.
Τα στοιχεία ενηµέρωσης και η αίτηση για την έκδοση πιστοποιητικού κτιρίου ή διηρηµένης ιδιοκτησίας υποβάλλονται στο πληροφοριακό σύστηµα µέσω ηλεκτρονικής πλατφόρµας, διά της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δηµόσιας Διοίκησης (gov.gr), από τον εξουσιοδοτηµένο µηχανικό.
Με την καταχώρηση της αίτησης, λαµβάνεται αυτόµατα από το πληροφοριακό σύστηµα µοναδικός αριθµός Ταυτότητας.
Εφόσον εκδοθεί από τον εξουσιοδοτηµένο µηχανικό το Πιστοποιητικό Πληρότητας Ταυτότητας Κτιρίου (Π.Π.Τ.Κ.), δίνεται από το πληροφοριακό σύστηµα µοναδικός ηλεκτρονικός κωδικός, ο οποίος γνωστοποιείται από τον εξουσιοδοτηµένο µηχανικό στον αναφερόµενο στην αίτηση ιδιοκτήτη του κτιρίου ή και της αυτοτελούς διηρηµένης ιδιοκτησίας (οριζόντιας ή κάθετης).
Ο µοναδικός ηλεκτρονικός κωδικός παρέχει τη δυνατότητα ελέγχου γνησιότητας του πιστοποιητικού, καθώς και επανέκδοσης του.
Υπόχρεοι ενηµέρωσης της ηλεκτρονικής ταυτότητας κτιρίου είναι τα φυσικά ή νοµικά πρόσωπα στο όνοµα των οποίων εκδόθηκε η σχετική άδεια οικοδοµικών εργασιών, καθώς και οι ειδικοί ή καθολικοί διάδοχοι αυτών, όπως καταγράφονται κάθε φορά στα έντυπα της ταυτότητας κτιρίου.
Ύστερα από την ολοκλήρωση της κατασκευής του κτιρίου και την έκδοση του Πιστοποιητικού Ελέγχου Κατασκευής (Π.Ε.Κ.) από το αρµόδιο Παρατηρητήριο Δοµηµένου Περιβάλλοντος, υπόχρεος ενηµέρωσης της ταυτότητας κτιρίου είναι ο εκάστοτε κύριος του κτιρίου.
Το τέλος για την έκδοση πιστοποιητικού ορίζεται σε €20.
